6 दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर कार्यालय में दक्षता में सुधार करने के लिए

हम अनुशंसा करते हैं: त्रुटियों, अनुकूलन और गति को Windows के सुधार के लिए कार्यक्रम।

क्लाउड स्टोरेज के आगमन ने क्लॉटेड पेपर के काम को संभालने के तनाव को समाप्त कर दिया है। इसलिए, नियोक्ता समय बचाने के लिए और एक ही समय में, वर्कफ़्लो में सुधार करने में सक्षम हैं। इसलिए, यदि आप कागज के दस्तावेजों के अपने उपयोग में कटौती करना चाहते हैं और दक्षता में सुधार कर रहे हैं, तो आप सही जगह पर हैं। यह लेख आपको चुनने के लिए छह सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर प्रदान करता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, जिसे अन्यथा दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम (डीएमएस) के रूप में जाना जाता है, कंप्यूटर प्रोग्राम हैं, जो विशेष रूप से कार्यभार को कम करने और वर्कफ़्लो को तेज़ करने के मुख्य उद्देश्यों के साथ दस्तावेज़ों और वर्कफ़्लो को ट्रैक, स्ट्रीमलाइन और प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

दस्तावेजों को प्रबंधित करने के लिए कुछ सर्वोत्तम उपलब्ध साधनों पर एक व्यापक दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए, इस पोस्ट का अनुसरण करें।

पीसी के लिए सबसे अच्छा दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर क्या हैं?

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eFileCabinet

eFileCecast यकीनन आज प्रमुख दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है। इसे स्टोरेज, रिट्रीवल और ऑफिस फाइल्स को शेयर करने की सुविधा के लिए बनाया गया है। हालाँकि, सॉफ़्टवेयर का कार्य दस्तावेज़ प्रबंधन से परे है, क्योंकि यह लेखांकन और मानव संसाधन प्रबंधन उपकरणों से भी सुसज्जित है।

eFileCecast दो सपोर्ट वेरिएंट्स को होस्ट करता है: डेस्कटॉप संस्करण (विंडोज 10 संगत) और मोबाइल संस्करण, विशेष रूप से मोबाइल उपकरणों के लिए डिज़ाइन किया गया।

यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर "क्लाउड-व्यू" नामक एक फ़ंक्शन को होस्ट करता है, जो उपयोगकर्ताओं को क्लाउड पर अपनी फ़ाइलों का बैकअप लेने में सक्षम बनाता है, सीधे सॉफ़्टवेयर के प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से। इसके साथ, उपयोगकर्ता किसी भी डिवाइस के माध्यम से फ़ाइलों को आसानी से देख और निकाल सकते हैं, बशर्ते ऐसा डिवाइस इंटरनेट से जुड़ा हो।

इसके अलावा, eFileCecast एसईसी, HIPAA, FINRA और अन्य मानक आवश्यकताओं सहित हर आवश्यक उद्योग अनुपालन को पूरा करता है।

इसके अलावा, सॉफ्टवेयर SecureDrawer के साथ पूरी तरह से अच्छी तरह से काम करता है, एक अद्वितीय साझाकरण फ़ंक्शन, जो आपके और आपके क्लाइंट के बीच एंड-टू-एंड फ़ाइल साझाकरण प्लेटफ़ॉर्म के रूप में कार्य करता है। यह MS Outlook जैसे तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर की विविधता के साथ मूल रूप से एकीकृत करने में सक्षम है, सुरक्षित eSignature, स्कैनर, प्रिंटर और बहुत कुछ।

Lastl, . eFileCecast दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर ऑनलाइन और ऑन-प्रिमाइसेस दोनों सेवाएं प्रदान करता है। सॉफ्टवेयर नए उपयोगकर्ताओं को दो सप्ताह का निःशुल्क परीक्षण प्रदान करता है, जिसके बाद वे $ 15 की शुरुआती कीमत पर भुगतान योजना की सदस्यता ले सकते हैं।

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OpenKM

OpenKM, शक के बिना, बाजार में सबसे लोकप्रिय दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह एक अत्यधिक बहुमुखी उद्यम-ग्रेड प्रबंधन सॉफ्टवेयर है, जो कार्यालय कार्यों को निष्पादित करने के लिए बनाया गया है, दस्तावेज़ प्रबंधन से लेकर वर्कफ़्लो स्वचालन से प्रशासनिक कार्यों तक।

टूल विशेष रूप से विंडोज कंप्यूटर के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालाँकि, इसे अन्य डेस्कटॉप ऑपरेटिंग सिस्टम जैसे लिनक्स के होस्ट के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है।

मूल रूप से, दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर मॉड्यूल का एक गतिशील सेट होस्ट करता है, जो सॉफ़्टवेयर के संपूर्ण प्रबंधन संचालन को चलाता है। इनमें से कुछ मॉड्यूल में शामिल हैं: इलेक्ट्रॉनिक चालान, eSignature, क्रिप्टोग्राफी (फ़ाइल एन्क्रिप्शन और डिक्रिप्शन के लिए), बारकोड, मेल आर्काइव और बहुत कुछ।

इसके अलावा, सॉफ्टवेयर का लचीला डिजाइन इसे ऑटोकैड, वर्डप्रेस, गूगल ड्राइव, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और अन्य जैसे प्रासंगिक कार्यालय उपकरणों के साथ समेकित रूप से एकीकृत करने में सक्षम बनाता है। इसमें प्लग करने योग्य प्रमाणीकरण प्रणाली भी है, जो बाहरी डेटाबेस या SQL, Oracle, MySQL और कुछ अन्य जैसे सर्वरों से जुड़ी हो सकती है।

पूर्वगामी के प्रकाश में, उपयोगकर्ताओं को दक्षता में सुधार करने के लिए अपने पूरे वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने का अवसर दिया जाता है। इसलिए, इस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर को एक साधारण दस्तावेज़ प्रबंधक की तुलना में कई परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर द्वारा देखा जाता है।

OpenKM नए उपयोगकर्ताओं को दो मूल योजनाएं प्रदान करता है: OpenKM समुदाय और OpenKM व्यावसायिक । पूर्व मुफ्त (सीमित सुविधाओं के साथ) के लिए उपलब्ध है, जबकि बाद वाला, अधिक शक्तिशाली सुविधाओं के साथ, एक भुगतान योजना है और यह उद्धरण (कस्टम मूल्य निर्धारण) द्वारा पेश किया जाता है।

सॉफ़्टवेयर की प्रणाली और डाउनलोड आवश्यकताओं के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए, OpenKM डाउनलोड वेबसाइट पर लॉग ऑन करें।

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Templafy

Templafy यकीनन आज बाजार में सबसे अच्छे दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह एक ऑल-राउंड यूटिलिटी टूल है, जिसे ऑफिस डॉक्युमेंट्स को कुशलता से स्टोर करने, पुनः प्राप्त करने और साझा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जो सभी प्रकार के कंप्यूटर सिस्टम और मोबाइल उपकरणों का समर्थन करता है।

सुविधा के लिए, डेस्कटॉप (विंडोज़ समावेशी) और स्मार्टफ़ोन (मोबाइल ऐप) के लिए भी निर्दिष्ट संस्करण हैं।

असल में, Templafy ने विभिन्न प्लेटफार्मों पर काम करने की पारंपरिक, असंतुष्ट, प्रक्रिया को समाप्त करके फ़ाइलों और टीम के सहयोग के भंडारण की सुविधा प्रदान की है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर सभी आवश्यक कार्यस्थल टूल, विशेष रूप से दस्तावेज़-उत्पन्न करने वाले टूल जैसे MS Office, को एक ही मंच पर सुव्यवस्थित करता है, जिससे आपको एकीकृत वर्कफ़्लो प्रदान होता है।

इसके अलावा, टेम्प्लाफ़ी एक काफी अनुकूलनीय इंटरफ़ेस की मेजबानी करता है, जो इसे कम-तकनीकी कार्य वातावरण में आदर्श बनाता है, क्योंकि टीम का प्रत्येक सदस्य फीडबैक देने, फ़ाइलों को साझा करने और अकल्पनीय आसानी से दस्तावेज़ बनाने में सक्षम है।

इन सभी को एक एकल फ़ीड के माध्यम से प्रसारित किया जाता है, और इसे व्यवस्थापक (नियोक्ता) द्वारा मॉनिटर किया जाता है, ताकि हर आवश्यकता को सुनिश्चित किया जा सके, और गुणवत्ता मानक पूरा हो।

अंत में, सबसे टिकाऊ उपयोगिता उपकरण की तरह, टेम्प्लाफ़ी सस्ते नहीं आते हैं। वास्तव में, यह बाजार में सबसे महंगे दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में से एक है। यह प्रति माह $ 355 की निश्चित सदस्यता दर पर उपलब्ध है। हालांकि, पूर्ण सदस्यता से पहले एक निशुल्क परीक्षण अवधि है। अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए उनकी आधिकारिक वेबसाइट पर जाएं।

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SutiDMS

SutiDMS, SutiDoft का एक उत्पाद है, जो बाजार में सबसे व्यापक दस्तावेज प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह दस्तावेजों को प्रबंधित करने और व्यवस्थित करने, फाइलों को साझा करने, रिकॉर्ड रखने और टीम सहयोग में सुधार के लिए उपकरणों की एक सरणी से सुसज्जित है।

यह एक ऑनलाइन, वेब-आधारित, सॉफ्टवेयर है, जिसे डेस्कटॉप और मोबाइल डिवाइस दोनों पर बोर्ड द्वारा समर्थित किया जाता है।

इसके अलावा, SutiDMS में मल्टी-फंक्शन टूल का एक सेट है, जिसमें एक मोडिफायेबल डैशबोर्ड, डॉक्यूमेंट लाइब्रेरी, OCR डॉक्यूमेंट कैप्चर, मल्टी इंटीग्रेशन (एमएस आउटलुक, जीमेल और याहू मेल के साथ), फाइल मर्जिंग, डॉक्यूमेंट आर्काइविंग और रिटेंशन, eSignature और फ़ोरम शामिल हैं। दूसरों के बीच में।

सॉफ्टवेयर मूल रूप से अंतिम भंडारण के रूप में कार्य करता है, जहां आप अपने सभी दस्तावेजों को रख सकते हैं, और इसकी वेब-आधारित कार्यक्षमता यह सुनिश्चित करती है कि आप कभी भी दस्तावेजों को एक्सेस और पुनः प्राप्त कर सकते हैं।

फिर भी, यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक उद्यम मूल्य निर्धारण प्रदान करता है, जो उद्धरण द्वारा उपलब्ध है।

दो निम्न योजनाएँ हैं: प्रीमियम योजना और व्यावसायिक योजना । व्यावसायिक योजना अधिकतम 10 उपयोगकर्ताओं के लिए डिज़ाइन की गई है और यह $ 18 प्रति उपयोगकर्ता (प्रति माह) की दर से उपलब्ध है। दूसरी ओर, प्रीमियम योजना, 500 से कम कर्मचारियों वाले मध्यम पैमाने के संगठन के लिए है, और यह प्रति उपयोगकर्ता 20 डॉलर (प्रति माह) की दर से उपलब्ध है।

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FileHold

FileHold एक पूरी तरह से एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान है, जो उपयोगकर्ताओं को एक केंद्रीकृत भंडारण और सरलीकृत कार्य प्रक्रिया प्रदान करने के लिए कार्यों के विभिन्न सेटों को शामिल करता है। सॉफ़्टवेयर कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयरों में से एक है, जो विशेष रूप से विंडोज 10 पीसी और विंडोज के अन्य संस्करणों (7/8 / 8.1) के लिए निर्दिष्ट हैं। फिर भी, यह लिनक्स और मैक कंप्यूटरों पर वेब ब्राउज़रों के माध्यम से भी पहुँचा जा सकता है।

सॉफ्टवेयर की विशेषताओं को "मानक", "वैकल्पिक", "कस्टम" और "दस्तावेज़ स्कैनिंग और इमेजिंग" के तहत वर्गीकृत किया गया है। इनमें से कुछ विशेषताओं में मेटाडेटा कैप्चर (दस्तावेज़ टैगिंग), कैलेंडर, इलेक्ट्रॉनिक रूप, eSignature, OCR (सर्वर साइड), ऑटो-फिलिंग, स्मार्टसॉफ्ट कैप्चर और बहुत कुछ शामिल हैं।

इसके अलावा, FileHold MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint और अधिक जैसे तीसरे पक्ष के सॉफ़्टवेयर के एक सेट के साथ एकीकृत करने की क्षमता को होस्ट करता है। ये सभी फाइल स्टोरेज, रिट्रीवल और शेयरिंग, साथ ही वर्कफ़्लो समन्वय की सुविधा प्रदान करते हैं।

अंत में, FileHold दो बुनियादी मूल्य निर्धारण योजनाएं प्रदान करता है; FileHold Express और FileHold Enterprise। एक्सप्रेस योजना को 20 से कम कर्मचारियों वाले छोटे व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किया गया है, जबकि एंटरप्राइज़ योजना 20 से अधिक सदस्यों वाले बड़े संगठनों या टीमों के लिए आदर्श है।

हालाँकि, दोनों योजनाओं की सदस्यता दरें केवल बोली द्वारा उपलब्ध हैं। आप अपने व्यवसाय के लिए बोली प्राप्त करने के लिए फाइलहॉल्ड की बिक्री टीम को एक ईमेल भेज सकते हैं।

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एम फ़ाइलें

एम-फाइल आज उपलब्ध सबसे अच्छे दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक है। यह इसके "डुप्लीकेशन एनालिसिस" फंक्शन के लिए सबसे महत्वपूर्ण है, जिसे डॉक्यूमेंट डुप्लीकेशन के खिलाफ यूजर्स की सुरक्षा के लिए बनाया गया है। यह एक क्लाउड-आधारित डीएमएस है; इसलिए, यह डेस्कटॉप और मोबाइल प्लेटफ़ॉर्म दोनों पर समर्थित है।

डेस्कटॉप डेस्कटॉप संस्करण (विंडोज 10 / 8.1 / 8/7 के लिए), साथ ही चयनित मोबाइल उपकरणों के लिए मोबाइल एप्लिकेशन भी हैं।

इसके अलावा, विंडोज 10 के लिए यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक संगठित भंडारण को होस्ट करता है, जहां दस्तावेज़ उपयुक्त रूप से व्यवस्थित और सहेजे जाते हैं। यह तारीखों और परियोजनाओं जैसे अन्य संबंधित संकेतकों के साथ फ़ाइल नामों को सहसंबंधित करके दस्तावेज़ खोजों का विश्लेषण करता है। जैसे, सॉफ़्टवेयर डुप्लिकेट को आसानी से समाप्त करने में सक्षम है।

इसके अलावा, इसका एकीकृत प्लेटफ़ॉर्म असाइन करने वाले कार्यों (नियोक्ता से कर्मचारियों तक), और कार्य निष्पादन और वितरण (कर्मचारियों से नियोक्ता तक) में सुधार करके कार्यस्थल की दक्षता की सुविधा देता है। अंतिम परिणाम उत्पादकता में सुधार है।

इसके अलावा, एम-फाइलें एक लचीला डीएमएस है, जिसे आसानी से एमएस ऑफिस जैसे टूल और सेल्सफोर्स जैसे सीआरएम टूल्स के होस्ट के साथ एकीकृत किया जा सकता है। यह लगभग सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए आदर्श बनाता है। इसके अलावा, प्रस्ताव पर तीन मूल परिनियोजन विकल्प हैं, जिनमें ऑन-प्रिमाइस, क्लाउड-आधारित और हाइब्रिड (संयुक्त) शामिल हैं।

एम-फाइलें नए उपयोगकर्ताओं को एक महीने का नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करती हैं, जिसके बाद वे आसानी से एंटरप्राइज़ प्लान में अपग्रेड कर सकते हैं, जो बोली द्वारा पेश किया जाता है।

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निष्कर्ष

आज, दुनिया भर में कागजी दस्तावेजों का उपयोग कम हो रहा है, कई संगठनों, स्कूलों और सरकारी संस्थानों में कागज़ात फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की बोझिलता को पेपरलेस भंडारण की सुविधा पसंद है।

इसलिए, मानक और टिकाऊ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की निरंतर मांग है। इस मांग के संबंध में, हमने आपके निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करने के लिए बाज़ार में कुछ बेहतरीन दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर संकलित किए हैं, जिनके अनुसार आपके व्यवसाय के लिए DMS कार्यरत हैं।

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